Welcome to MaintainX. We respect your privacy and are committed to protecting your personal data. This Privacy Policy will inform you about how we look after your personal data when you visit our website, use our mobile applications (MaintainX Society, MaintainX Builder), and our associated services (collectively, the "Platform"), and tell you about your privacy rights and how the law protects you.

1. Information We Collect

We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together as follows:

Identity Data: includes first name, last name, username or similar identifier, title, date of birth, and role (e.g., builder, buyer, resident, security personnel, vendor, admin).

Contact Data: includes billing address, residential address, email address, and telephone numbers.

Financial Data: includes payment details necessary for maintenance tracking, property payments, and service subscriptions.

Transaction Data: includes details about payments to and from you and other details of products and services you have purchased or used through our Platform.

Property & Society Data: includes information regarding your property units, lease/ownership details, vehicle information, and visitor logs.

Technical Data: includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, operating system, and platform.

Profile Data: includes your username and password, purchases or orders made by you, your interests, preferences, feedback, and survey responses.

Usage Data: includes information about how you use our website, apps, and services (including interaction with community feeds and AI assistants).

Communications Data: includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.

2. How We Collect Your Data

We use different methods to collect data from and about you, including through:

Direct interactions: You may give us your identity, contact, and financial data by filling in forms or by corresponding with us by post, phone, email, or otherwise. This includes personal data you provide when you:

Create an account (Builder, Buyer, Resident, etc.).

Apply for our products or services.

Use our CRM and lead management tools.

Request marketing to be sent to you.

Give us feedback or contact us

Automated technologies or interactions: As you interact with our platform, we may automatically collect technical data about your equipment, browsing actions, and patterns.

Third parties or publicly available sources: We may receive personal data about you from various third parties, such as builders providing buyer/resident lists or channel partners.

3. How We Use Your Data

We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:

To register you as a new user (Builder, Buyer, Resident, Admin, Vendor, etc.).

To manage our relationship with you, including processing payments, managing property maintenance, and communicating updates.

To provide and manage society security, visitor logs, and facility management features.

To administer and protect our business and the Platform (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting, and hosting of data).

To enable AI functionalities, such as AI calling, automated support, and smart assistant features, as part of your subscription plan.

To manage community feeds, resolve disputes, and moderate user-generated content.

To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you.

4. Disclosures of Your Personal Data

We may share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in Section 3:

Internal Third Parties: Other companies or departments within the MaintainX ecosystem.

External Third Parties:

Service providers acting as processors who provide IT and system administration services.

Professional advisers acting as processors or joint controllers including lawyers, bankers, auditors, and insurers.

Third-party vendors or channel partners integrated within the Platform for property management or auxiliary services.

Other Users: Depending on your role, limited information may be visible to other authorized users (e.g., society admins, security personnel verifying visitors, residents in a community feed).

5. Data Security

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal data from being accidentally lost, used, or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors, and other third parties who have a business need to know.

6. Data Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfill the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

7. Your Legal Rights

Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your personal data, including the right to:

Request access to your personal data.

Request correction of your personal data.

Request erasure of your personal data.

Object to processing of your personal data.

Request restriction of processing your personal data.

Request transfer of your personal data.

Right to withdraw consent.

If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact our support team.

8. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy or our privacy practices, please contact us at: support@maintainx.com